Hysbysiad Preifatrwydd

1. Pwy Ydym Ni

Mae Cyngor Taekwondo y DU (CTDU) yn gorff llywodraethu cenedlaethol gwirfoddol, di-elw ar gyfer Taekwondo yn y Deyrnas Unedig. Rydym yn cefnogi hyfforddwyr, clybiau ac aelodau cysylltiedig drwy drwyddedu, graddio, digwyddiadau, a goruchwyliaeth safonau. Mae CTDU yn rheolydd data o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018.

2. Pa Ddata Personol Rydym yn ei Gasglu

Rydym yn casglu ac yn prosesu'r mathau canlynol o ddata personol pan fyddwch yn ymuno, cofrestru neu gymryd rhan mewn gweithgareddau CTDU:

• Enw llawn, dyddiad geni, rhywedd, a manylion cyswllt (cyfeiriad, ffôn, e-bost)
• Hanes aelodaeth a graddio
• Cymwysterau hyfforddwyr a manylion yswiriant
• Gwybodaeth cysylltiad clwb a thrwydded
• Cofnodion cyfranogi mewn digwyddiadau
• Manylion iechyd neu feddygol (ar gyfer diogelwch neu adrodd anafiadau)
• Gwybodaeth diogelu (lle bo'n berthnasol)
• Data cyfeirio taliadau neu yswiriant (cyfyngedig)
• Ffotograffau neu fideo (gyda chaniatad)

3. Sut Rydym yn Casglu Eich Data

Gall eich data gael ei gasglu'n uniongyrchol o:

• Ffurflenni cofrestru aelodaeth neu hyfforddwyr
• Ceisiadau mynediad i ddigwyddiadau neu raddio
• Cyfathrebiadau e-bost neu ffôn
• Cyflwyniadau clwb neu hyfforddwr (sy'n gysylltiedig â CTDU)
• Prosesau disgyblu neu ddiogelu (lle bo'r gyfraith yn mynnu)

Gallwn hefyd dderbyn gwybodaeth gyfyngedig gan yswirwyr, trefnwyr digwyddiadau, neu bartneriaid cenedlaethol lle bo'n berthnasol i'ch aelodaeth neu gyfranogiad.

4. Pam Rydym yn Defnyddio Eich Data

Rydym yn prosesu eich data personol i:

• Reoli aelodaeth, cofrestriad hyfforddwyr, a thrwyddedu
• Gweinyddu graddiadau, cyrsiau, a digwyddiadau
• Cynnal cofnodion yswiriant a chydymffurfiaeth
• Hyrwyddo arfer diogel, diogelu, a lles
• Cyfathrebu ag aelodau a hyfforddwyr am weithgareddau CTDU
• Cynnal cofnodion ac ystadegau cenedlaethol i gefnogi datblygiad Taekwondo
• Cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol

5. Ein Seiliau Cyfreithlon ar gyfer Prosesu

O dan Erthygl 6 GDPR y DU, ein seiliau cyfreithlon yw:

• Contract: I reoli eich aelodaeth, trwydded, neu gyfranogiad.
• Rhwymedigaeth Gyfreithiol: I fodloni gofynion yswiriant, diogelu, a chadw cofnodion ariannol.
• Caniatad: Ar gyfer gweithgareddau dewisol fel ffotograffau, e-byst marchnata, neu restrau hyrwyddo.
• Buddion Cyfreithlon: I reoli'r sefydliad yn effeithiol, hyrwyddo'r gamp, a sicrhau llywodraethu priodol.
• Buddion Hanfodol: Lle bo angen i ddiogelu eich bywyd neu ddiogelwch (e.e., argyfyngau meddygol).

Ar gyfer data categori arbennig (e.e., iechyd neu ddiogelu), rydym yn dibynnu ar:

• Caniatad Penodol, neu
• Budd Cyhoeddus Sylweddol (diogelu, monitro cydraddoldeb, neu rwymedigaethau cyfreithiol).

6. Rhannu Eich Data Personol

Rydym ond yn rhannu data pan fo'n angenrheidiol ac yn gyfreithlon, er enghraifft gyda:

• Darparwyr yswiriant ac ysgrifenyddwyr risg
• Trefnwyr digwyddiadau a lleoliadau
• Awdurdodau DBS neu ddiogelu (lle bo'n briodol)
• Asiantaethau gorfodi'r gyfraith neu gyrff statudol (lle bo'n ofynnol yn gyfreithiol)
• Darparwyr TG a chronfeydd data sy'n gweithredu fel proseswyr data o dan gontractau ysgrifenedig

Nid ydym byth yn gwerthu na masnachu data personol.

7. Trosglwyddiadau Rhyngwladol

Mae CTDU fel arfer yn storio a phrosesu data yn y DU. Os caiff data ei drosglwyddo y tu allan i'r DU neu'r AEE, byddwn yn sicrhau ei fod yn cael ei ddiogelu gan ddefnyddio mesurau diogelu cydnabyddedig fel penderfyniadau digonolrwydd neu Gymalau Contract Safonol.

8. Cadw Data

Rydym yn cadw data personol dim ond cyhyd ag y bo angen at y dibenion a restrir uchod ac yn unol â'n Hamserlen Cadw Data. Enghreifftiau nodweddiadol:

• Data aelodau/hyfforddwyr - hyd at 6 blynedd ar ol i'r aelodaeth ddod i ben
• Cofnodion diogelu - tan 25 oed neu 7 mlynedd ar ol cau'r achos
• Cofnodion ariannol - 7 mlynedd (statudol)

Pan nad oes angen y data mwyach, bydd yn cael ei ddileu'n ddiogel neu ei wneud yn ddienw.

9. Eich Hawliau Diogelu Data

Mae gennych yr hawliau canlynol o dan GDPR y DU:

• Mynediad - i ofyn am gopi o'ch data
• Cywiro - i gywiro data anghywir
• Dileu - i ofyn am ddileu ("hawl i gael eich anghofio")
• Cyfyngu - i gyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich data
• Cludadwyedd - i dderbyn data mewn fformat trosglwyddadwy
• Gwrthwynebu - i brosesu penodol (gan gynnwys marchnata)
• Tynnu caniatad yn ol - lle mae prosesu yn seiliedig ar ganiatad

Gellir gwneud ceisiadau yn ysgrifenedig neu drwy e-bost at: adriansweeney@tkdngb.co.uk

Byddwn yn cydnabod ceisiadau o fewn 10 diwrnod gwaith ac yn ymateb o fewn un mis, oni bai bod y cais yn gymhleth.

10. Diogelu Eich Data

Rydym yn cymryd diogelwch data o ddifrif. Mae CTDU yn defnyddio mesurau trefniadol a thechnegol priodol, gan gynnwys:

• Systemau diogel gyda rheolaethau cyfrinair a mynediad
• Amgryptio gwybodaeth sensitif
• Mynediad seiliedig ar rolau i bersonel awdurdodedig yn unig
• Hyfforddiant diogelu data i staff a gwirfoddolwyr
• Adolygiad rheolaidd o systemau a gweithdrefnau

11. Ffotograffiaeth a'r Cyfryngau

Gallwn dynnu lluniau neu fideo mewn digwyddiadau i hyrwyddo Taekwondo. Dim ond lle mae caniatad wedi'i roi y bydd delweddau'n cael eu defnyddio (neu ganiatad rhiant/gwarcheidwad ar gyfer plant dan oed). Gallwch dynnu caniatad yn ol unrhyw bryd drwy gysylltu â'r Arweinydd Diogelu Data.

12. Newidiadau i'r Hysbysiad hwn

Gallwn ddiweddaru'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn i adlewyrchu newidiadau cyfreithiol neu weithredol. Bydd y fersiwn gyfredol bob amser ar gael ar ein gwefan yn www.tkdngb.co.uk.

13. Cyswllt a Chwynion

Ar gyfer unrhyw gwestiynau, ceisiadau neu gwynion ynghylch diogelu data, cysylltwch â:

Adrian Sweeney
Cyfarwyddwr Annibynnol Uwch (Marchnata a Thechnoleg)
Arweinydd Diogelu Data
adriansweeney@tkdngb.co.uk

Os nad ydych yn fodlon ar ein hymateb, gallwch gysylltu â:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)
www.ico.org.uk | Ffôn: 0303 123 1113